Les derniers articles par Claire Chevrier (tout voir)

Vous l’avez reconnu ce suffixe en –ite qui affuble tendances péjoratives et petites maladies ? Oui, la réunionite est une affection aiguë observée dans l’entreprise qui consiste à multiplier les réunions inefficaces : de services, interservices, CODIR… Selon qui elles rassemblent et avec quel objectif, les réunions se multiplient. Le phénomène s’amplifiant dans les grands groupes.

Le problème ? La réunionite agace et elle coûte sur les plans humain et économique.

 

L’étude qui confirme le malaise

Selon une étude OpinionWay d’avril 2017 menée auprès de 1012 employés d’entreprises de 500 salariés et plus dans des secteurs variés, ils passeraient en moyenne 4,5 heures par semaine à se réunir soit 3,4 semaines par an. Et ces chiffres doublent chez les cadres. Si se réunir est primordial pour nourrir l’esprit d’équipe, échanger des idées et se sentir appartenir au groupe, ne pas avoir fixé d’ordre du jour ni préparé suffisamment fait tourner la réunion en réunionite. Et toujours d’après l’étude OpinionWay, seuls 52 % des sondés trouvent les réunions productives. En effet 1 sur 4 aboutirait à une prise de décision. Aïe.

 

Une perte de temps et d’argent

Dans un emploi du temps serré où chacun s’inquiète de sa charge de travail, une réunion jugée improductive engendre de la frustration et du stress. Sollicités trop souvent pour recueillir un avis souvent pas pris en compte dans les décisions, de nombreux salariés souffrent du syndrome de la « surcharge collaborative ».

Surtout quand l’invitation à se rendre à ces réunions est vécue telle une obligation comme le confessent 75% des sondés. On met donc en standby ses dossiers de mauvais gré, on n’est pas attentif ou acteur de ladite réunion ce qui nuit au bon déroulé de celle-ci et irrite l’animateur-organisateur… Désagréments en chaîne. Sans compter la perte d’argent que cela représente. Multipliez donc le taux horaire d’un salarié par le nombre d’heures qu’il aura passées en réunion sur l’année puis par le nombre de participants concernés… La note grimpe !

 

Les causes du mal

La mise en place de la loi sur les 35 h laissait présager une baisse du phénomène mais le management par projet a fait son entrée presque en même temps. Augmentation du nombre de projets, échéances spécifiques et nécessité de se concerter en équipe ont ainsi fait exploser la fréquence des réunions, sans compter que l’organisation matricielle des grands groupes s’en est mêlée : les fonctions supports comme les RH, les départements qualité ou environnement se sont mis à leur tour à organiser des réunions, venues s’ajouter à celles des opérationnels.

Qu’on se le dise, la réunionite n’est pas un mal exclusivement français. Elle se manifeste sous des formes diverses mais frappe le management d’entreprise sur tous les continents (étude Robert Half, 2010). Certes, nature des réunions et façon de les animer varient d’une culture à l’autre : l’Anglo-Saxon est orienté résultat, confrontation et feed-back quand l’Asiatique se plaît à observer ses interlocuteurs et que le Français aime à débattre un peu dans le désordre… Mais toutes les cultures tombent dans l’écueil de la réunionite.

En cause principalement 3 facteurs :

  • Des participants mal sélectionnés
  • Une préparation insuffisante
  • L’absence d’ordre du jour

 

Poser le diagnostic en vue des remèdes ad hoc

La première question à se poser avant d’organiser une réunion sera donc « est-elle indispensable ? ». En effet, distinguer l’objectif visé lors d’une réunion est impératif car c’est en fonction de lui qu’une réunion s’imposera ou non. Selon que l’on souhaite échanger des idées/brainstormer, prendre une décision sur un problème précis, informer ses collaborateurs de l’avancée d’un projet, recueillir leur analyse… Tous ces objectifs distincts guident vers un mode d’échange plutôt qu’un autre. Ainsi la très brève « réunion debout » appréciée des Anglo-Saxons est-elle dynamique et efficace quand il s’agit d’informer ses équipes.

Si tant est qu’une réunion s’avère utile, c’est là que bons sens managérial et supports/outils d’animation bien pensés entrent en scène.

 

Le choix des participants et la gestion du temps

Une fois l’objectif de la réunion défini et l’ordre du jour posé, il s’agira de bien sélectionner les participants selon leurs compétences, leur maîtrise du dossier, leur aptitude à apporter des solutions au problème posé… Quitte à se débarrasser des réflexes un brin politiques qui amènent à convier certains éléments qui n’ont pourtant pas grand-chose à voir avec le sujet du jour. Une fois choisis les bons intervenants, les occupations types de ceux qui s’ennuient (consulter son smartphone, fignoler un dossier ou jouer à Candy Crush) auront tendance à disparaître…

Par ailleurs, fixer un temps de réunion n’a que des avantages : éviter les digressions et garder son auditoire concentré. Saviez-vous que la durée moyenne d’une réunion en France est d’1h20 quand le temps d’attention moyen ne dépasse pas 55 minutes ? Pas étonnant que les participants décrochent et que la réunion n’aboutisse pas aux décisions souhaitées. Pour ce faire, on pourra opter – avec quelques nuances peut-être ! – pour la méthode Amazone. Pour les grosses réunions, le groupe américain impose un format hyper structuré où l’horloge impose le rythme. Ainsi le premier quart d’heure est-il consacré aux documents distribués en amont de la réunion. Les 30 minutes suivantes à une session de questions-réponses, et les 15 minutes restantes à déterminer qui est en charge de quoi pour mettre en œuvre les décisions évoquées et à quelle date ils en rendront compte.

Pour tenir le bon timing, des méthodes et outils de présentation intéressants ont fait leur apparition. Il s’agit seulement de choisir les bons.

 

« Effective meetings don’t happen by accident,
they happen by design »
(Catherine Mattiske, experte et coach en management)

 

« La mort par PowerPoint », vous connaissez ? Un constat répandu que les interminables diaporamas bourrés de chiffres et d’informations nuisent à la réceptivité, rendant l’auditeur passif. Anti-sèche de l’animateur, le support visuel doit surtout aider les participants à fixer les infos principales, le commentaire en direct développant les détails.

Pour lutter contre ce risque fatal, est née en 2003 la méthode japonaise Pecha Kucha aussi appelée 20×20. Format qui combine une présentation orale et la projection de 20 slides de 20 secondes chacune qui s’enchaînent automatiquement, il contraint l’intervenant à garder le tempo. Le résultat : une présentation de 6 minutes et 40 secondes et à coup sûr des visuels et mots clés choisis avec soin, créatifs et percutants.

 

Les solutions SaaS

Il n’a pas échappé à certains startupers le problème des réunions improductives et son corrélat : le recours aux smartphones et tablettes pour tuer le temps… Ainsi est née l’appli française Wisembly par exemple. Accessible depuis n’importe quel appareil (via e-mail, web, SMS ou Twitter) via un abonnement, c’est un logiciel collaboratif qui favorise :

  • la préparation d’une réunion : les tâches, documents, points à aborder sont centralisés sur la page de la réunion. Les participants y ajoutent en amont les sujets qu’ils souhaitent aborder.
  • l’animation : un timer indique le temps qu’il reste, chacun peut participer en direct sans interrompre les autres, consulter les documents…
  • les comptes rendus : en un clic, tout le monde reçoit le compte rendu accompagné du déroulé slide par slide, les principaux points abordés, etc. Via les multiples intégrations, chacun peut aussi recevoir ses tâches à accomplir dans son outil de gestion projet.

 

La démo ci-dessous :

 

D’autres modules d’organisation comme Arkadin ou Webex sont assez proches de Wisembly.

Des tableaux de bord comme Mindmanager ont été de leur côté élaborés sur le modèle des mindmaps, ces cartes mentales qui centralisent données et idées sous la forme de cartes visuelles interactives :

MindManager

Eux aussi peuvent constituer un bon outil pour optimiser les réunions, notamment pour le partage des documents et le suivi.

 

Notre prescription

Face à la réunionite il existe donc des solutions. La première étape vers la guérison étant d’identifier ses faiblesses avec la meilleure foi possible afin d’y remédier ! Se réunir, mais mieux, reste fondamental car on ne le dira jamais assez : rien ne remplace les bienfaits des rencontres et échanges en présentiel.

Nous n’avons plus qu’à vous souhaiter des réunions aussi rares que productives.