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La qualité de la relation client-fournisseur est un réel levier de croissance pour les entreprises et parfois un soutien essentiel en période de crise. Pour construire un lien fort, basé sur la confiance, une gestion fine du risque associé à chacun de ses fournisseurs « critiques » s’impose.

Mais comment procéder lorsque l’on dispose d’une base de plusieurs centaines de fournisseurs dispersés à travers la France ou le monde ?  Il faut être pragmatique ! Ne pas se focaliser sur une « gestion du risque » au sens classique du terme en entrant dans une discussion interminable sur d’hypothétiques défaillances qui pourraient vous impacter. Préférez une approche ciblée, orientée sur la bonne exécution de contrôles afin d’encourager vos fournisseurs à se focaliser sur leurs environnements, leurs contrôles et leurs obligations contractuelles.

 

Gestion des risques fournisseurs

 

1. Mettre en place un cadre de gouvernance

La démarche de gestion des risques fournisseurs doit s’inscrire dans un cadre formel avec une gouvernance claire, bien établie, et partagée par toutes parties prenantes internes et externes à l’entreprise. Pour poser ce cadre, le responsable du projet doit adresser les quatre dimensions suivantes : Quels sont vos objectifs et Pourquoi renforcer la gestion du risque fournisseur ?  Sur quel périmètre (métiers, IT, …) ?  Qui est le sponsor ? Comment seront exploitées les données collectées ?

Il est essentiel d’avoir un sponsor éclairé et engagé pour soutenir cette démarche dans le temps car des réticences fortes à participer, et parfois des réponses vagues et génériques de la part de vos fournisseurs sont à prévoir.

 

2. Construire un inventaire

L’inventaire doit être réalisé « processus métier par processus métier » pour être exhaustif. Il pourra débuter par l’inventaire des fournisseurs des départements juridique et achats, puis RH et IT et le compléter avec les fournisseurs des Métiers.

Assurez-vous de bien comprendre qui gère la relation Client-Fournisseurs en interne et chez le fournisseur. Ensuite recherchez si il existe des fournisseurs pour lesquels la relation client-fournisseur est déjà difficile afin d’analyser, au préalable à tout échange, les raisons de ces problèmes.

 

3. Classifier les fournisseurs selon leur valeur métier

Tous les fournisseurs n’apportent pas, pour un processus donné, la même valeur ajoutée, de même que, tous les processus métiers n’ont pas la même importance pour l’entreprise. Classez tous vos fournisseurs, pas uniquement ceux que vous pensez être indispensables pour les métiers. N’ignorez pas ceux que vous jugez peu pertinents (par exemple, les sites Web, etc.), il peut y avoir des surprises …

Une mise jour régulière de cette classification est évidemment indispensable.

 

4. Cartographier les fournisseurs selon la maturité de leurs contrôles

Pour évaluer la maturité des contrôles effectués par les fournisseurs, il faut procéder par échantillonnage. L’évaluation peut se faire en posant des questions simples et en analysant la documentation mis à disposition par les fournisseurs. Une analyse plus détaillée de l’organisation et de la chaîne de responsabilité peut s’avérer être nécessaire.  Notez qu’il est important de donner un délai réaliste pour recevoir les réponses des fournisseurs et de sanctionner les réponses vagues ou les simples brochures commerciales.

 

5. Construire un plan d’action pour chaque fournisseur

Les fournisseurs présentant de graves déficiences de contrôles seront priorisés et un plan d’action, à valider avec le gestionnaire de relation, la DSI et la sécurité SI, sera construit. Le plan sera défini sur une période pertinente, en fonction des ressources disponibles de votre côté et chez les fournisseurs. Des visites sur site sont éventuellement à prévoir selon les déficiences observées.  

Soyez prêts à donner des suites juridiques lorsque les réponses sont insatisfaisantes et que les métiers ou la direction estiment que cela est approprié.

La clé est de créer une démarche simple, continue, positive et pro-active, orientée sur les processus critiques de l’entreprise et sur la construction d’un climat de confiance entre les acteurs.

 

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Avec la collaboration de

Jean-Christophe Gaillard – jcgaillard@corixpartners.com

www.corixpartners.com