Un « risque projet » se définit comme la possibilité de survenue d’un événement indésirable pouvant avoir des impacts négatifs sur la tenue des objectifs dudit projet (date de fin, coût, qualité, etc).
Bien qu’il soit quasi impossible d’identifier tous les risques d’un projet – qui aurait pu prévoir la crise COVID 19, le confinement imposé et les retards importants dus à l’arrêt complet de certaines activités et industries ? – un aléa important non anticipé a toutes les chances de mettre votre projet en péril.
Si les risques sont inhérents à la vie d’un projet, le rôle du chef de projet est bien d’anticiper et maitriser ces risques pour en réduite les impacts négatifs.
Mettre un place une gestion des risques efficaces, c’est possible. Nous vous proposons un mode d’emploi en 5 étapes :
Identification
Commencez par effectuer une analyse avant le démarrage du projet qui permette de prendre en compte toutes les formes de risques (technique, humain, financier, organisationnel, social, sociétal, environnemental, etc)
Tous les acteurs du projets devront y participer y compris les experts métiers. N’hésitez pas à utiliser les retours d’expériences de précédents projets de nature identique ;
Grâce à cette analyse préalable, élaborez une carte d’identité pour chaque risque : sa nature, ses causes, ses conséquences, l’impact qu’il peut avoir sur le coût et/ou le délai, etc.
Evaluation
Pour continuer dans votre analyse, il faudra prendre en compte que chaque risque est différent et doit donc être géré individuellement : la probabilité d’occurrence et la criticité
En effet, l’occurrence se caractérise par la fréquence d’apparition du risque (improbable, peu probable, probable, très probable, quasi certain) alors que la criticité est l’impact de ce risque sur le projet (mineure, majeure, critique, inacceptable).
Cette étape est importante car elle vous permettra de prioriser vos risques dans la réalisation des plans d’actions.
NB : Un risque dont l’occurrence est « Quasi Certaine » peut être inclus dans le scénario de base du projet car il va se produire. Une opportunité peut alors se dégager que ce risque n’arrive pas ou soit moins important.
Le plan d’action
Poursuivez par la mise en place de plan d’action : à un risque identifié il faudra mettre en place un plan d’action ainsi que toutes les actions nécessaires pour réduire ou supprimer ce risque.
Un responsable de ce plan d’action devra être nommé pour le suivre le plus assidument possible.
Le déploiement des solutions
Ces plans d’actions identifiés vous conduiront à associer du budget ou du temps supplémentaire à chacun des risques, en fonction des actions identifiées il faudra quantifier les solutions.
L’évaluation du risque (point 2) en fonction de la criticité et l’occurrence vous permettra de prioriser les plan d’actions.
Un planning détaillé devra être mis en place pour chaque plan d’action pour vous permettre de mieux piloter la solution.
Le pilotage dans le temps
N’oubliez pas que le registre des risques n’est pas statique. Il va évoluer au cours du projet et de la levée ou non de certains risques identifiés. Les points suivant doivent être abordés à chaque revues :
- Mettre en place une routine (hebdomadaire, mensuelle, trimestrielle, etc) en fonction de la taille et de la difficulté du projet ;
- Les responsables des risques et des plans d’actions devront remonter l’avancement du planning et de la consommation budgétaire de chacun des plans d’actions ;
- Intégrer les risques dans le planning projet ainsi que les plans d’actions, le succès ou non de ces solutions auront un impact direct sur la fin du projet.
- Les consommations du budget associées aux solutions doivent être intégrées dans le pilotage budgétaire.
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